¿Qué documentos se pueden firmar por videoconferencia?

La Ley 11/2023 permite la firma electrónica de diversos documentos societarios, facilitando así la gestión y administración de las empresas. A continuación te detallamos los más comunes.

En primer lugar, se puede otorgar mediante videoconferencia notarial Escrituras de constitución de sociedades. La Escritura pública de constitución es el medio a través el cual se formaliza ante un Notario Público la creación de una nueva Sociedad.

Incluyen información esencial como el nombre de la sociedad, el objeto social, el capital social, la forma de administración y los socios fundadores. En este sentido, la firma electrónica cualificada garantiza la autenticidad y validez legal de estos contratos, permitiendo su formalización a distancia y de manera segura.

La digitalización de este proceso permite realizar modificaciones estatutarias de forma más ágil, evitando la necesidad de desplazamientos físicos. Hablamos de unas escrituras que reflejan cualquier cambio en los estatutos sociales de una sociedad, como modificaciones en el objeto social, domicilio social, la estructura del capital o las normas de funcionamiento interno.

La firma electrónica de estos acuerdos agiliza estos procesos, garantizando su validez legal y facilitando su inscripción en el registro mercantil. Estos acuerdos son los documentos que registran las decisiones de la junta general de accionistas para aumentar o reducir el capital social de la empresa, detallando las condiciones y procedimientos a seguir.

Este es otro de los principales documentos societarios que pueden ser firmados electrónicamente. Esto posibilita enviar y firmar digitalmente nombramiento de cargos mercantiles, agilizando y reduciendo los tiempos de gestión de la documentación, con tu notaría, dando respuesta a las disposiciones de la Ley 11/23.

La digitalización de una declaración de obra nueva es también posible de realizar mediante videoconferencia. Este servicio te permite enviar y firmar digitalmente las declaraciones de obra nueva, sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.

También se puede realizar otorgamiento y autorización mediante videoconferencia en el caso de las pólizas mercantiles; esto es, contratos que se utilizan en el ámbito del comercio y las finanzas, como los seguros, préstamos y otros acuerdos comerciales.

La firma electrónica cualificada asegura la autenticidad de estos contratos, permitiendo su formalización de manera remota y segura, reduciendo tiempos y costos operativos.

En esta situación, la remisión de la póliza por la entidad de crédito a la sede electrónica notarial implicará su consentimiento al negocio documentado, salvo que en el texto de la póliza indique lo contrario.

Los poderes notariales, que son documentos mediante los cuales una persona otorga poderes a otra la facultad de actuar en su nombre en determinados actos o negocios jurídicos, también pueden ser firmados de manera electrónica, garantizando su validez y autenticidad.

Las cartas de pago, las cuales se emplean para acreditarla realización de un pago y la liberación de una obligación financiera, es otro de los documentos que se pueden firmar electrónicamente ante notario, permitiendo una emisión y recepción de manera rápida y segura.

Igualmente, también cabe la firma electrónica ante notario de los documentos que formalizan la extinción de garantías, como hipotecas, avales o fianzas, liberando así a los deudores de las obligaciones garantizadas.

Por último, destacamos que estos testimonios, empleados para corroborar la autenticidad de una firma en un documento, también pueden obtenerse electrónicamente a través de videoconferencia notarial.

A la hora de realizar firmas ante notaria por videoconferencia, el usuario debe contar con los siguientes requisitos:
• Un dispositivo con cámara y micrófono, como un ordenador, tablet o smartphone.
• Conexión a Internet.
• Software o aplicación de videoconferencia, tales como Zoom, Skype o Microsoft Teams.